Avviksskjema

Salg

• Prospektere (sjekke proff.no, SoMe, LinkedIn, hjemmesider, bærekraftstrategi, visjon osv)
• Benytt eget nettverk aktivt
• Ringe, sende sms når mottaker ikke svare, sende meldinger på LinkedIn
• Kartlegge kundens behov i forhold til konseptene
• Motta eller skrive brief sammen med kunde, sette mål for aktiviteten
• Sette team til gjennomføring av aktivitet
• Gjennomføre oppstartsmøte
• Lage løsningsforslag
• Reservere eksterne/interne ressurser ved behov
• Lage fremdriftsplan
• Lage budsjett - forhandle/ prute priser - legge inn prosjektet i HQ
• Lage GPT budsjett
• Presentere for kunde, gå gjennom budsjett
• Gjennomføre eventet, dokumentere aktivitet
• Evalueringsmøte / nysalg for neste års gjennomføringer
• Følge opp kunde i etterkant

Prosjektteam / oppstartsmøte

• Viktig å involvere alle i prosjektteamet og gi de en tydelig brief på prosjekt og videre fremdrift. Felles møte for alle i prosjektet.
• Vær tydelig på hvem som har hvilken rolle og ansvarsområder. Book både møtetider, frister, og ikke minst, produksjonstid i kalenderen.
• Book tid for øving på pitch
• Prosjektverktøy med kunde er i utgangspunktet Teams. Men åpne for andre verktøy om kunde har egne preferanser.

Fremdriftsplan

• Detaljert oversikt over frister for JCP, partnere, kommune og Visit Destinasjon
• Tydelige exitdatoer ved mangel på finansiering for gjennomføring
• Frister tilknyttet leverandører, innhold, reduksjoner og budsjettendringer

Interne ressurser

Oppstart

• Partnerskap godkjent fra kunde
• Signere kontrakt
• Fakturere avtalt %vis partnerfee
• Oppdatere HQ
• Forhåndsfakturere
• Pressemelding dersom relevant
• #winning på Workplace
• Oppdatere fremdriftsplan
• GDPR - hvordan håndteres persondata
• Oppdatere eksterne og interne ressurser
• Forhandle/ prute priser
• Booke statusmøter frem til gjennomføring
• Booke produksjonsmøter
• Planlegge for golden week - alt skal være klart en uke før gjennomføring

Prosjektteam / oppstartsmøte kunde

• Viktig å involvere alle i prosjektteamet og gi de en tydelig brief på prosjekt og videre fremdrift. Felles møte for alle i prosjektet.
• Vær tydelig på hvem som har hvilken rolle og ansvarsområder. Book både møtetider, frister, og ikke minst, produksjonstid i kalenderen.
• OTH i prosjekt, hva er ambisjonen, hvordan skal vi organisere oss
• Prisvinnende? Hva må vi måle/dokumentere?
• Planlegge casefilm
• Booke budsjettmøter med kunde

Planlegging

• Kontrakter med leverandører
• Gjennomføre befaring, gjerne med sentrale partnere, kommune og visit destinasjon
• Planlegge for ikke-kommersiell infrastruktur på arenaene
• Risikoanalyse, Handlings- og beredskapsplan
• Plan for SoMe - egen plan for konseptet og med sentrale partnere
• GDPR - databehandleravtale med kunde
• Oppfølging leverandører
• Produksjonsmøter
• Innholdsmøter og produksjon
• Kjøreplan - ferdig senest 2 uker før gjennomføring
• Golden Week alt klart en uke før gjennomføring

Gjennomføring

• HMS, risikoplan
• Sjekke nødutganger og/eller oppsamlingspunkter
• Befaring av alle partneres stand før åpning av arrangement
• Briefing av crew on site før gjennomføring
• Gjennomgang nedriggsplan med partnere, transportør og crew
• Poste på SoMe underveis dersom avtalt med kunde, evt internt på Workplace

Etterkant

• Sende over dokumentasjon til kunde
• Sende NPS Kundetilfredshetsundersøkelse
• Retur av materiell til partnere
• Evaluere med leverandører
• Evaluere med prosjektteam internt
• Evaluere med kunde
• Godkjenne leverandørfakturaer i Ibistic
• Case til jcp.no
• Sluttfaktura på aktivisering til kunde
• Oppdatere HQ
• Stenge prosjekt
• Slette eventuell deltagerdata - GDPR
• Teamsgruppe: Flytt alle nødvendige dokumenter over til Dropbox, fjern delinger og arkiver teamsgruppe
• Dropbox: Rydd opp i kundemappe, fjern deling på alle delte mapper
• Rydd i mail mappe

til toppen