Avviksskjema

Salg

• Prospektere (sjekke proff.no, SoMe, LinkedIn, hjemmesider, bærekraftstrategi, visjon osv)
• Benytt eget nettverk aktivt
• Ringe
• Kartlegge kundens behov
• Motta eller skrive brief sammen med kunde, sette mål for aktiviteten
• Sette prosjektteam
• Gjennomføre oppstartsmøte
• Brainstorm med Travel teamet - evt briefe kreativ avdeling
• Briefe DMC
• Lage løsningsforslag
• Reservere eksterne/interne ressurser ved behov
• Lage fremdriftsplan
• Lage budsjett - forhandle/ prute priser - legge inn prosjektet i HQ
• Lage GPT budsjett
• Presentere for kunde, gå gjennom budsjett
• Følge opp kunde i etterkant

Prosjektteam / oppstartsmøte

• Viktig å involvere alle i prosjektteamet og gi de en tydelig brief på prosjekt og videre fremdrift. Felles møte for alle i prosjektet.
• Vær tydelig på hvem som har hvilken rolle og ansvarsområder. Book både møtetider, frister, og ikke minst, produksjonstid i kalenderen.
• Book tid for øving på pitch
• Prosjektverktøy med kunde er i utgangspunktet Teams. Men åpne for andre verktøy om kunde har egne preferanser.

Fremdriftsplan

• Detaljert oversikt over frister for JCP og kunde
• Legg inn egne budsjettmøter i større prosjekter
• Frister tilknyttet leverandører, innhold, reduksjoner og budsjettendringer

Interne ressurser

Oppstart

• Prosjekt godkjent fra kunde
• Signere kontrakt
• Oppdatere HQ
• Forhåndsfakturere
• Pressemelding dersom relevant
• #winning på Workplace
• Oppdatere fremdriftsplan
• GDPR - hvordan håndteres persondata
• Oppdatere eksterne og interne ressurser
• Forhandle/ prute priser
• Booke statusmøter frem til gjennomføring
• Booke produksjonsmøter
• Planlegge for golden week - alt skal være klart en uke før gjennomføring

Prosjektteam / oppstartsmøte kunde

• Viktig å involvere alle i prosjektteamet og gi de en tydelig brief på prosjekt og videre fremdrift. Felles møte for alle i prosjektet.
• Vær tydelig på hvem som har hvilken rolle og ansvarsområder. Book både møtetider, frister, og ikke minst, produksjonstid i kalenderen.
• OTH i prosjekt, hva er ambisjonen, hvordan skal vi organisere oss
• Prisvinnende? Hva må vi måle/dokumentere
• Planlegge casefilm
• Booke budsjettmøter med kunde

Planlegging

• Kontrakter med leverandører
• Gjennomføre befaring, gjerne med kunde
• Planlegge bevertning
• Risikoanalyse, Handlings- og beredskapsplan
• Invitere gjestene (Cvent eller Confetti +)
• Plan for SoMe
• GDPR - databehandleravtale med kunde
• Oppfølging DMC´er og leverandører
• Produksjonsmøter
• Innholdsmøter og produksjon
• Kjøreplan - ferdig senest 2 uker før reise
• Sende ut alt av billetter senest én uke før avreise, eller tidligere etter avtale med kunden.
• Golden Week alt klart en uke før gjennomføring

Gjennomføring

• HMS, risikoplan
• Sjekke nødutganger!
• Møte med lokasjon rundt servering
• Briefing av crew og/ eller DMC før event
• Planlegg nedrigg/ hjemsendelse av utystyr før reisen
• Poste på SoMe dersom avtalt med kunde, evt internt på Workplace

Etterkant

• Sende over dokumentasjon til kunde
• Sende NPS til kunde på sms
• Retur av materiell
• Evaluere med leverandører
• Evaluere med prosjektteam internt
• Evaluere med kunde
• Godkjenne leverandørfakturaer i Ibistic
• Case til jcp.no
• Sluttfaktura til kunde
• Oppdatere HQ
• Stenge prosjekt
• Slette deltagerdata - GDPR
• Teamsgruppe: Flytt alle nødvendige dokumenter over til Dropbox, fjern delinger og arkiver teamsgruppe
• Dropbox: Rydd opp i kundemappe, fjern deling på alle delte mapper
• Rydd i mail mappe

Etterkant

• Sende over dokumentasjon til kunde
• Sende NPS til kunde på sms
• Retur av materiell
• Evaluere med leverandører
• Evaluere med prosjektteam internt
• Evaluere med kunde
• Godkjenne leverandørfakturaer i Ibistic
• Case til jcp.no
• Sluttfaktura til kunde
• Oppdatere HQ
• Stenge prosjekt
• Slette deltagerdata - GDPR
• Teamsgruppe: Flytt alle nødvendige dokumenter over til Dropbox, fjern delinger og arkiver teamsgruppe
• Dropbox: Rydd opp i kundemappe, fjern deling på alle delte mapper
• Rydd i mail mappe

til toppen